Was ist wichtig, um gute Newsletter-Texte zu schreiben?

Wer in seinen Leserinnen und Lesern ein Feuer entfachen möchte, muss selbst brennen. Das klingt kitschig, ist aber beim Newsletter schreiben die halbe Miete. Wenn Du selbst für Dein Thema nichts empfindest, wird auch niemand beim Lesen Herzklopfen bekommen. Gute Newsletter entstehen aus echter Lust am Teilen. Am Mitteilen. Am Mitreißen. Es geht nicht nur darum, Informationen rauszuschicken. Es geht darum, Menschen zu erreichen.

Und das spürt man. In jedem Wort, jedem Satz, jeder Zeile. Ob es ein neues Produkt ist, ein spannender Blogartikel oder ein Event – wer mit Begeisterung schreibt, schafft Verbindung. Deshalb: Frag Dich vor dem Schreiben nicht nur, was Du sagen willst, sondern warum es Deine Leser wirklich interessieren sollte. Emotion ist kein Bonus. Sie ist die Grundlage.

Newsletter schreiben: Klare Struktur für Ihren Newsletter 

Ohne die richtige Struktur geht gar nichts. Auch die besten Autoren wie Stephen King oder Donna Leon schreiben nicht einfach drauflos, sondern basteln sich erst einmal ein Gerüst. Einen roten Faden, an dem sie sich in weiterer Folge entlanghangeln. Genau so funktioniert auch ein guter Newsletter. Erst die Struktur, dann der Text.

Was gehört dazu? Ganz oben steht die Betreffzeile: Kurz, klar, neugierig machend. Dann folgt ein starker Einstieg, der Lust aufs Weiterlesen macht. Der Hauptteil sollte in kurze Abschnitte gegliedert sein, idealerweise mit Zwischenüberschriften oder Aufzählungen. Am Schluss steht der Call-to-Action (CTA): Was sollen die Leser*innen jetzt tun?

Wer mag, kann dafür Tools wie Trello oder Notion nutzen, um Aufbau, Inhalte und Links zu planen. Auch klassische Textprogramme mit Gliederungsfunktion oder einfache Mindmaps helfen, die Gedanken zu sortieren. Wichtig ist: Jeder Newsletter braucht eine klare Idee – und eine klare Linie, die durch den Text führt.

Noch mehr Tipps, Tools & Strategien speziell für kleine und mittlere Unternehmen findest Du hier:
Newsletter erstellen für KMU: Tipps, Tools & Strategien 2025

 Gute Newsletter stellen das Wichtigste an den Anfang

Die Aufmerksamkeitsspanne beim Lesen von E-Mails ist kurz – oft nur ein paar Sekunden. Deshalb gilt: Das Wichtigste muss ganz nach oben. Wer erst nach fünf Absätzen zum Punkt kommt, hat die meisten schon verloren. Gute Newsletter folgen dem Prinzip der umgekehrten Pyramide: Relevante Infos zuerst, Details später.

Ein Beispiel: Statt zu schreiben „Wir haben unsere Webseite überarbeitet und dabei viele technische Details angepasst. Außerdem haben wir ein neues Feature integriert.“, besser gleich mit dem Highlight starten: „Neu auf unserer Webseite: Der praktische Produktfinder spart Dir ab sofort Zeit beim Einkaufen!“ – kurz, direkt und mit Nutzen.

Was oben steht, entscheidet darüber, ob weitergelesen wird. Wer früh liefert, worum es wirklich geht, erhöht die Chance auf Klicks, Reaktionen und Verkäufe. Klartext statt Vorgeplänkel – das ist der Schlüssel.

Wecke Neugier im Postfach mit der Betreffzeile

Die Betreffzeile ist das Erste, was ins Auge springt – und oft das Einzige. Beim Newsletter erstellen entscheidet sie darüber, ob Dein Mailing geöffnet oder gelöscht wird. Sie ist der Türöffner zum Inhalt. Deshalb hat sie direkten Einfluss auf die Öffnungsrate und damit auf den gesamten Erfolg Deiner Mailings.

Was macht eine gute Betreffzeile aus? Sie ist kurz, klar und macht neugierig. Zwischen 30 und 50 Zeichen sind ideal. Wichtig: keine leeren Versprechen. Wer neugierig macht, muss auch liefern. Reißerische Phrasen ohne Substanz landen schnell im Spam – oder verärgern die Leser*innen.

Strategien für bessere Betreffzeilen gibt es viele. Eine bewährte Methode ist, eine Frage zu stellen – zum Beispiel: „Kennst Du schon unseren Trick für stressfreies Packen?“ Oder einen konkreten Nutzen anzukündigen: „5 Tipps, mit denen Du sofort Zeit sparst“. Auch Zahlen, Emotionen oder kleine Überraschungseffekte funktionieren gut: „Nur heute: Dein persönlicher Gutscheincode“ oder „Was wir fast vergessen hätten …“

Wichtig ist: Teste verschiedene Varianten. Viele Newsletter-Tools bieten A/B-Tests für Betreffzeilen an – so kannst Du sehen, welche besser ankommt.

Ein paar gelungene Beispiele:

• „Wie Du Deine Morgenroutine mit 3 Minuten veränderst“
• „Nur noch heute: -20 % auf alles“
• „Diese Funktion lieben unsere Kunden“
• „Ein Gedanke, der alles verändert hat …“

Wer regelmäßig Newsletter erstellt, sollte Zeit in starke Betreffzeilen investieren – denn sie sind der erste Klick-Grund. Oder eben der Grund, warum Dein Newsletter ungelesen im Papierkorb landet.

Was ist ein guter Eröffnungssatz für einen Newsletter?

Ein guter Eröffnungssatz für einen Newsletter macht neugierig, schafft Nähe und bringt schnell auf den Punkt, worum es geht. Hier ein paar gelungene Beispiele, je nach Stil und Zweck:

• Persönlich und direkt: „Schön, dass Du wieder da bist – heute wartet etwas Besonderes auf Dich.“
• Neugierig machend: „Weißt Du, was unseren Kunden gerade am meisten hilft?“
• Mit klarem Nutzen: „Diese 3 Tipps sparen Dir ab sofort Zeit und Nerven.“
• Emotional: „Manche Entscheidungen verändern den Alltag – wir zeigen Dir welche.“
• Aktuell: „Frisch aus dem Team, direkt in Dein Postfach: Unsere Highlights im März.“
• Mit Storytelling: „Vor zwei Wochen stand unser Kollege vor einem Problem – die Lösung findest Du jetzt hier.“

Wichtig: Der Eröffnungssatz sollte immer zum Inhalt des Newsletters passen – und im Idealfall Lust machen, weiterzulesen.

Biete Inhalte mit Mehrwert beim E-Mail-Marketing

Mehrwert – klingt gut, sagt sich leicht, aber was bedeutet das eigentlich konkret beim Newsletter schreiben? Ganz einfach: Etwas bieten, das über die bloße Werbebotschaft hinausgeht. Etwas, das für Deine Zielgruppe wirklich nützlich, interessant oder unterhaltsam ist. Wer die Veröffentlichung eines Newsletters nur nutzt, um Produkte runterzubeten oder den x-ten Rabatt rauszuschicken, verschenkt Potenzial.

Guter Content orientiert sich an den Bedürfnissen der Leser*innen und nicht an der internen Produktplanung. Ein Newsletter für eine Mode-Marke kann etwa Stylingtipps für bestimmte Anlässe enthalten. Ein Fitness-Studio liefert einfache Übungen für Zuhause. Ein Verlag könnte Buch-Empfehlungen zu aktuellen Themen geben. Wichtig ist: Denk von der Zielgruppe aus und nicht vom Produkt.

Auch die eigene Branche ist keine Ausrede für Ideenlosigkeit. In jeder Nische lassen sich kreative Inhalte entwickeln. Wer nur auf das schaut, was die Konkurrenz macht, bleibt austauschbar. Wer selbst neue Wege geht, bleibt im Kopf.

Eine innovative Idee für echten Mehrwert? Wie wäre es mit einem „Lieblingskunde des Monats“: Ein_e Kund_in wird im Newsletter vorgestellt, bekommt ein kleines Dankeschön und darf vielleicht sogar ein Lieblingsprodukt empfehlen. Persönlich, überraschend, emotional – und garantiert nicht von der Stange.

Oder: Statt klassischem Rabatt einfach mal etwas Wissen verschenken. Zum Beispiel als Mini-E-Mail-Kurs direkt im Newsletter – fünf E-Mails, fünf kurze Tipps, die wirklich weiterhelfen. Egal ob „Besser schlafen in 5 Tagen“ oder „So gelingt Dir der perfekte Wochenplan“ – je nach Branche lässt sich das Format ganz einfach anpassen. Das kostet nichts, baut Vertrauen auf und macht Lust auf mehr.

Mehrwert muss nicht teuer sein – nur durchdacht.

Triff mit deinem Newsletter-Text den richtigen Ton

Der Inhalt des Newsletters kann noch so gut sein – wenn der Ton nicht passt, wird’s schwer mit der Wirkung. Die Tonalität ist das, was beim Lesen mitschwingt. Sie entscheidet, ob ein Text vertraut wirkt oder distanziert, motivierend oder langweilig. Die ganz Großen wissen das. Marken wie Apple oder IKEA haben eine eigene Sprache entwickelt. Wer „Hej“ sagt oder von „magisch einfach“ spricht, ist sofort in einer Welt, die man wiedererkennt. Auch früher schon war das so: Die Werbung von VW in den 60ern („Er läuft und läuft und läuft …“) wurde zum geflügelten Wort.

Eine einfachere, aber ebenso wirkungsvolle Strategie: Sprich wie Deine Zielgruppe. Wer Newsletter personalisiert, sollte auch beim Ton auf Augenhöhe schreiben. Duzen oder Siezen? Locker oder sachlich? Fachlich oder leicht verständlich? Das hängt vom Produkt und vor allem vom Menschen auf der anderen Seite ab.

Wie findest Du den richtigen Ton? Höre zu. Schau Dir Bewertungen, Kommentare, Community-Posts oder Rückmeldungen an. Welche Wörter verwenden Deine Kund*innen? Wie sprechen sie über Dein Produkt?

Ein paar Beispiele:

• Ein Yogastudio schreibt besser „Finde Deine Mitte“ als „Steigere Deine körperliche Beweglichkeit“.
• Ein Tech-Newsletter für Entwickler darf ruhig mal „Bugfixes, die Dir das Wochenende retten“ schreiben.
• Ein Anbieter von Finanz-Apps ist mit „Behalte Dein Geld im Griff – einfach & klar“ oft besser beraten als mit „Optimieren Sie Ihre persönlichen Finanzströme“.

Kurz und knackig, hilfreich, ansprechend – und vor allem: ehrlich. Das macht einen Ton, der hängen bleibt.

Verwende aktive Verben in Deinen Newslettern

Aktive Verben sind das Rückgrat erfolgreicher Newsletter. Sie sorgen dafür, dass Deine Sätze klar und lebendig klingen, und nicht wie ein verstaubter Amtsbrief. Wer hilfreiche Tipps geben will, sollte nicht nur informieren, sondern zeigen, erklären, inspirieren, ermutigen. Denn: Newsletter sollten nicht einschläfern, sondern zum Handeln bewegen.

• Statt: „Unser Angebot wurde erweitert“, lieber: „Wir erweitern unser Angebot“.
• Statt: „Es wurde ein Update durchgeführt“, besser: „Wir haben ein Update eingespielt“.
• Statt: „Hier finden Sie Informationen“, lieber: „Entdecke hier, was neu ist“.

Diese kleine Änderung macht einen großen Unterschied – und wirkt sich direkt auf die Lesbarkeit aus. Gerade bei Newslettern, die schnell überflogen werden, ist das entscheidend.

Auch die Anrede spielt mit hinein: Statt formell und passiv zu starten, lieber direkt und aktiv. Zum Beispiel: „Schön, dass Du da bist – heute zeigen wir Dir drei einfache Wege, wie Du …“

Tipps zum Schreiben von Newslettern gibt es viele, aber der Sprachstil ist genauso wichtig wie die Auswahl der Inhalte. Mit aktiven Verben gibst Du Deinem Text Richtung, Klarheit und Persönlichkeit. Und genau das macht einen erfolgreichen Newsletter aus.

Die Handlungsaufforderung – Der perfekte Call-to-Action

Ein Call-to-Action – kurz CTA – ist die Handlungsaufforderung in Deinem Newsletter. Also der Moment, in dem Du sagst: „Jetzt kaufen“, „Mehr erfahren“ oder „Jetzt ausprobieren“. Das klingt simpel, ist aber einer der wichtigsten Bausteine im Online Marketing. Denn ein guter CTA verwandelt Leser zu Kunden. Ohne ihn bleibt Dein Newsletter nett, aber wirkungslos.

Oft steckt der CTA in einem Call-To-Action-Button. Dieser sollte auffällig platziert sein, klar formuliert und idealerweise mit einem klaren Nutzen verbunden. Statt „Hier klicken“ lieber: „Jetzt 10 € sparen“, „Kostenlos testen“ oder „Die Anleitung ansehen“. Je konkreter, desto besser.

Auch Emojis können unterstützen – wenn sie sparsam eingesetzt werden. Ein Pfeil , ein Häkchen oder ein Geschenk ziehen Aufmerksamkeit, wirken aber schnell überladen, wenn es zu viele sind. Wichtig ist, dass Dein CTA ins Auge sticht, zum Stil des Newsletters passt und auf den Punkt bringt, was der nächste Schritt ist.

Ein paar Beispiele für gute CTAs:
– „Jetzt Termin sichern“
– „Gratis PDF downloaden“
– „Lass Dich inspirieren“
– „Mach den Selbsttest“
– „Hol Dir Deinen Vorteil“

Wenn Du Deinen Newsletter gestalten willst, denke immer an das Ziel: Was sollen die Leser*innen tun? Ein klarer CTA ist wie ein freundlicher Schubs in die richtige Richtung. Ohne ihn bleibt der beste Inhalt ungenutzt. Dass Dein Newsletter wirkt, hängt stark vom CTA ab. Er ist kein lästiges Muss, sondern der Schlüssel zur Interaktion – und damit zum Erfolg.

Vier Augen sehen mehr als zwei: Vor dem Versand Korrektur lesen (lassen)

Beim Newsletter schreiben zählt jeder Eindruck – vor allem der erste, beim Öffnen der E-Mail. Ein Rechtschreibfehler in der Betreffzeile? Eine holprige Formulierung im Einstieg? Das kann unprofessionell wirken und Vertrauen kosten. Klar, ein kleiner Tippfehler ist kein Weltuntergang. Doch wenn sich in jedem zweiten Satz ein Patzer versteckt, nimmt niemand den Inhalt mehr ernst – egal, wie gut er eigentlich wäre.

Gerade bei einem Newsletter-Text, der viele Menschen erreicht, ist Korrekturlesen Pflicht. Am besten: Erst selbst mit etwas Abstand noch einmal drüberschauen – und dann eine zweite Person bitten. Denn: Vier Augen sehen mehr als zwei.

Zum Glück gibt’s heute auch technische Helfer. Werkezuge wie LanguageTool oder die Rechtschreibprüfung in Word entdecken viele Fehler automatisch. Sie helfen auch bei Stilfragen und schlagen oft bessere Formulierungen vor.

Und auch KI-gestützte Programme können inzwischen viel: Sie erkennen nicht nur Rechtschreibfehler, sondern machen oft auch passende Vorschläge für den Ton, den Aufbau oder alternative Formulierungen – und das abgestimmt auf Zielgruppe und Zweck des Newsletters. Trotzdem gilt: Technik ersetzt kein echtes menschliches Lektorat. Sie ist eine Unterstützung, aber kein Freifahrtschein. Wer auf Nummer sicher gehen will, kombiniert beides: smarte Tools und ein zweites, menschliches Paar Augen.

Wer seinen Newsletter versenden will, sollte also kurz innehalten: Stimmt der Ton? Ist alles verständlich? Gibt’s unnötige Füllwörter? Erst wenn diese Fragen mit gutem Gewissen beantwortet sind, geht die Mail raus – und macht den professionellen Eindruck, den sie verdient.

Kreatives Schreiben fällt Ihnen nicht so leicht von der Hand?

Kein Problem – genau dafür bin ich da. Ich bringe jahrelange Erfahrung im Texten von Newslettern mit, weiß, wie Inhalte wirken und wie man Leserinnen und Leser für sich gewinnt. Ob flotte Betreffzeile, klarer Aufbau oder cleverer Call-to-Action – ich helfe gerne dabei, aus Deinem Newsletter ein echtes Highlight zu machen.

Und ja – an dieser Stelle fehlt jetzt wohl nur noch der Call-To-Action, oder?
Na gut, dann eben einer, der wirklich sitzt:

Mach den ersten Klick zu Deinem besten Newsletter.

Ob per Formular, Anruf oder Mail – ich bin gespannt auf Dein Projekt:

+43 660 572 84 94
martin.schmidt@mas-content.at

Interesse? Dann lass uns reden. Ganz entspannt – und gerne konkret.

FAQs – Häufige Fragen zum Thema Newsletter

Was kann ich statt „Sehr geehrte Damen und Herren“ schreiben?

Diese Anrede wirkt oft unpersönlich und veraltet. Besser ist eine direkte, individuelle Ansprache – etwa „Hallo Max Mustermann“ oder einfach „Guten Tag“ mit dem Vornamen. Beim E-Mail-Newsletter lässt sich das meist automatisch personalisieren. So wirkt Dein Newsletter-Marketing moderner und nahbarer.

Wie sorge ich dafür, dass mein Newsletter nicht als Spam eingestuft wird?

Vermeide reißerische Betreffzeilen in Großbuchstaben, zu viele Ausrufezeichen oder ausschließlich grafische Inhalte. Auch ein klarer Absendername und ein leicht auffindbarer Abmelden-Link sind wichtig. Technisch gesehen helfen SPF- und DKIM-Einträge, damit Dein Newsletter nicht als Spam eingestuft wird.

Wie kann ich den Erfolg meines Newsletters verfolgen?

Mit gängigen Tools wie Mailchimp, Brevo oder CleverReach lässt sich Dein Newsletter verfolgen – also z. B. Öffnungsrate, Klicks und Abmeldungen messen. So siehst Du, welche Inhalte ankommen und was optimiert werden kann.

Wie oft sollte ich einen E-Mail-Newsletter verschicken?

Das hängt von Zielgruppe und Thema ab. Wichtig ist: lieber regelmäßig und prägnant und auf den Punkt, als selten und überladen. Für viele Branchen hat sich ein Rhythmus von alle zwei bis vier Wochen bewährt.

Was gehört in einen guten Newsletter für Marketingzwecke?

Ein starker Einstieg, relevante Inhalte, ein klarer Call-to-Action – und idealerweise ein Rabatt oder eine Einladung zu etwas Besonderem. So entsteht ein Mehrwert, der im Gedächtnis bleibt und das Newsletter-Marketing wirkungsvoll macht.

Wie beginne ich damit, einen Newsletter zu schreiben?

Überlege Dir zuerst, für wen Du den Newsletter schreiben willst und welches Ziel er verfolgt. Dann strukturiere die Inhalte, wähle eine klare Sprache und achte auf Wiedererkennung im Layout. So entsteht Schritt für Schritt ein E-Mail-Newsletter, der überzeugt.

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Keine Sorge: Viele kleine Unternehmen und Selbstständige stehen genau an diesem Punkt. Die gute Nachricht ist, dass ein Newsletter auch 2025 ein wirkungsvolles Instrument ist – wenn er durchdacht ist und zu Deinem Angebot passt.

In diesem Artikel begleiten wir Dich mit insgesamt sieben wertvollen Tipps Schritt für Schritt: von der ersten Idee bis zur Umsetzung. Du erfährst, worauf es wirklich ankommt, welche Tools hilfreich sind – und wie ein kleines Softwareunternehmen aus Wien seinen Newsletter aufgebaut und erfolgreich genutzt hat.

Tipp #1: Ziel klar definieren – Was soll der Newsletter bringen?

Einen Newsletter zu erstellen heißt nicht, einfach irgendeine Mail an eine Liste zu schicken. Ein Newsletter ist dann erfolgreich, wenn er ein klares Ziel verfolgt – und dieses Ziel auch messbar ist. Nur so lässt sich der Erfolg später nachvollziehen und die Inhalte gezielt aufbauen.

Wer ohne Richtung startet, wird kaum Ergebnisse sehen. Deshalb sollte gleich zu Beginn überlegt werden: Was soll der Newsletter erreichen?

Typische Ziele beim Erstellen eines Newsletters können sein:

• Aufmerksamkeit für ein neues Produkt erzeugen
• Fachliche Kompetenz zeigen und Vertrauen aufbauen
• Bestehende Kunden binden und regelmäßig informieren
• Verkäufe fördern oder Testangebote platzieren
• Websitebesuche steigern oder Downloads generieren
• Feedback sammeln oder Rückmeldungen einholen

So sieht das in der Praxis aus:
Ein kleiner Online-Shop verschickt wöchentlich einen Newsletter, in dem jeweils ein Produkt mit Rabattcode beworben wird. Ziel ist es, den Umsatz gezielt zu steigern. Der Erfolg wird direkt an den eingelösten Codes gemessen.

Ein Beratungsunternehmen möchte sich als Experte positionieren. Es nutzt den Newsletter, um über aktuelle Gesetzesänderungen zu informieren. Damit bleibt das Unternehmen bei seinen Kunden präsent – ganz ohne direkten Verkaufsdruck.

Beispiel:
Ein Software-Unternehmen aus Wien hat ein einfaches Rechnungsprogramm entwickelt, mit dem kleine Betriebe in Österreich und Deutschland kostengünstig ihre Rechnungen inklusive E-Rechnung erstellen können. Ziel beim Erstellen des Newsletters war es, diese Zielgruppe direkt anzusprechen. Der Newsletter soll dazu dienen, Interesse zu wecken – und Leser zu einem kostenlosen vierwöchigen Test zu motivieren.

Deshalb wird der Newsletter so aufgebaut, dass er verständlich, ansprechend und handlungsorientiert ist – mit klarem Fokus auf dem Nutzen für die Zielgruppe.

Tipp #2: Eine durchdachte Strategie festlegen

Einfach mal einen Newsletter zu versenden, ohne Plan, Zielgruppe oder Idee? Das funktioniert vielleicht einmal – aber sicher nicht auf Dauer. Wer regelmäßig Newsletter erstellen möchte, braucht eine klare Strategie.

Was heißt das konkret?
Eine Strategie legt fest, wie, wann und mit welchen Inhalten der Newsletter aufgebaut wird. Sie sorgt dafür, dass die Themen zur Zielgruppe passen, der Versand sinnvoll getaktet ist und die Inhalte miteinander harmonieren. Ohne Strategie wird ein Newsletter schnell beliebig – und bleibt in der Flut an E-Mails unter dem Radar.

Folgende Fragen helfen beim Aufbau einer Newsletter-Strategie:

• Wen möchte ich erreichen? (z. B. bestehende Kunden, neue Interessenten, bestimmte Branchen)
• Was interessiert diese Menschen wirklich?
• Wie oft soll der Newsletter verschickt werden? (z. B. monatlich, alle zwei Wochen)
• Welche Inhalte passen zu meinem Angebot? (Tipps, Anleitungen, Neuigkeiten, Aktionen)
• Welche Tonalität wähle ich? (z. B. sachlich, locker, persönlich)
• Wie messe ich den Erfolg? (z. B. Öffnungsrate, Klickrate, Anfragen, Verkäufe)

Ohne diese Überlegungen besteht die Gefahr, dass Inhalte willkürlich zusammengestellt werden – oder dass der Newsletter nach ein paar Ausgaben wieder eingestellt wird, weil der Aufwand zu hoch oder die Wirkung zu gering ist.

Beispiel:
Das Wiener Software-Unternehmen hat sich im Vorfeld genau überlegt, welche Rolle der Newsletter im Gesamtmarketing spielen soll. Zielgruppe sind Selbstständige und Kleinbetriebe, die oft wenig Zeit haben und einfache Lösungen schätzen.

Die Strategie: Ein monatlicher Newsletter, der jeweils ein konkretes Thema aufgreift – etwa die neue E-Rechnungspflicht, Tipps zur Buchhaltung oder Updates zur Software. Ergänzt wird jeder Versand durch einen klaren Hinweis auf den kostenlosen Test. Der Ton ist freundlich und direkt, die Inhalte kurz, aber informativ. So wirkt der Newsletter weder werblich noch aufdringlich – sondern wie ein nützlicher Begleiter im Arbeitsalltag.

Tipp #3: Das richtige Tool für den Newsletter wählen

Wer einen Newsletter erstellen und versenden möchte, braucht mehr als nur ein E-Mail-Programm. Dafür gibt es sogenannte Newsletter Tools: Online-Dienste, mit denen sich professionelle Newsletter gestalten, automatisch verschicken und auswerten lassen.

Solche Tools bieten Funktionen wie:

• Vorlagen zur einfachen Gestaltung
• Automatisierte Versandpläne
• Anmeldeformulare mit Double-Opt-In
• Segmentierung nach Zielgruppen
• A/B-Tests und Klick-Tracking
• Statistiken zu Öffnungen und Klicks
• DSGVO-konforme Datenverarbeitung

Kurz gesagt: Mit einem guten Newsletter Tool lässt sich der gesamte Prozess von der Gestaltung bis zum Versand professionell abbilden – auch ohne technisches Vorwissen.

Newsletter erstellen Vergleich der beliebtesten Newsletter Tools

Wichtig: Bei vielen Anbietern steigen die Preise mit der Anzahl der Abonnenten stark an. Wer langfristig viele Kontakte aufbauen möchte, sollte das bereits bei der Auswahl bedenken – und nicht nur auf den kostenlosen Einstieg achten.

Newsletter mit Outlook erstellen – eine Alternative?

Outlook ist in vielen Büros täglich im Einsatz – liegt also als einfache Lösung auf der Hand. Doch für das Newsletter generieren mit Outlook gibt es einige Haken:

Kein automatisiertes Double-Opt-In – rechtlich riskant

Keine Auswertungen, keine Segmentierung

Versand meist über BCC – datenschutzrechtlich bedenklich

Hoher manueller Aufwand bei An- und Abmeldungen

Keine Templates, keine Mobiloptimierung

Kurz gesagt: Einen Newsletter in Outlook erstellen mag für eine interne Info-Mail reichen – für professionelles E-Mail-Marketing ist es keine echte Option.

Beispiel:
Das Wiener Software-Unternehmen stand anfangs vor der Frage: Newsletter erstellen mit Outlook oder Werbemail erstellen mit einem spezialisierten Tool? Nach ersten Tests mit Outlook war schnell klar: Zu viel manueller Aufwand, keine rechtssichere Anmeldung, keine Auswertungen.

Die Entscheidung fiel schließlich auf Brevo. Der Grund: Brevo bietet ein faires Preismodell für kleine Verteiler, erlaubt Newsletter einfach zu erstellen, unterstützt automatisches Double-Opt-In und lässt sich leicht mit der bestehenden Webseite verbinden. Außerdem überzeugte das integrierte Statistik-Dashboard – ideal, um zu sehen, wie viele Empfänger den Newsletter geöffnet oder auf den Testlink geklickt haben.

Mit Brevo kann das Unternehmen nun nicht nur professionell Newsletter gestalten, sondern auch nachvollziehen, welche Inhalte bei potenziellen Kunden wirklich ankommen – und die Strategie laufend anpassen.

Tipp #4: Redaktionsplan für ein ganzes Jahr erstellen

Wer regelmäßig einen Newsletter erstellen möchte, kommt um eine gute Planung nicht herum. Ohne festen Fahrplan wird der Versand schnell zur Last – oder gerät ganz in Vergessenheit. Ein Redaktionsplan schafft hier Struktur und spart langfristig Zeit.

Ein Redaktionsplan hilft dabei,

• Themen frühzeitig zu sammeln und vorzubereiten,
• saisonale Inhalte besser zu timen,
• Wiederholungen zu vermeiden,
• Verantwortlichkeiten im Team zu klären,
• regelmäßig Newsletter zu versenden,
• Inhalte besser mit anderen Marketingmaßnahmen zu verknüpfen (z. B. Social Media).

Er funktioniert wie ein Kalender, in dem festgelegt wird,

• wann ein Newsletter verschickt wird,
• welches Thema im Fokus steht,
• welcher Call-to-Action enthalten ist,
• und ggf. welche Zielgruppe angesprochen wird.

Je nach Ressource kann der Rhythmus wöchentlich, 14-tägig oder monatlich sein. Für viele kleine Unternehmen hat sich ein 14-tägiger Versand bewährt: regelmäßig genug, um im Gedächtnis zu bleiben – aber nicht zu häufig, um Leserinnen und Leser zu überfordern.

Beispiel: Redaktionsplan Newslettererstellung für ein Jahr im 14-Tage-Rhythmus

• Unternehmen: Rechnungssoftware für Kleinbetriebe in Österreich und Deutschland
• Zielgruppe: Selbstständige, kleine Gewerbebetriebe, Einzelunternehmen
• Ziel: Interesse wecken, Vertrauen aufbauen, vierwöchigen Gratistest bewerben

Tipp #5: Wie man neue Abonnenten gewinnt

Ein professionell gestalteter Newsletter bringt nur dann etwas, wenn ihn auch jemand liest. Deshalb ist der Aufbau eines Verteilers ein zentraler Teil bei der Erstellung eines Newsletters. Gerade am Anfang stellt sich die Frage: Wie kommen neue Kontakte auf die Liste?

Wer einen eigenen Newsletter aufbauen möchte, sollte nicht auf gut Glück warten, sondern aktiv Strategien zur Generierung von Abonnenten verfolgen. Dabei geht es nicht darum, möglichst viele E-Mail-Adressen zu sammeln – sondern die richtigen.

7 Strategien, um neue Newsletter-Abonnenten zu gewinnen

1. Newsletter-Anmeldeformular auf der Webseite
Ein klar platziertes Formular – gut sichtbar auf der Startseite, im Blog oder als Pop-up – ist der einfachste Weg, um einen Newsletter anzulegen und Leser gezielt anzusprechen. Wichtig: Der Nutzen des Newsletters muss auf den ersten Blick erkennbar sein.

2. Mit einem Freebie locken
Ob Rechnungsvorlage, Mini-E-Book oder Anleitung – wer beim Newsletter erstellen ein kleines Geschenk anbietet, erhöht die Anmelderate spürbar.
Beispiel: „Jetzt kostenlos anmelden und PDF-Vorlage für Rechnungen erhalten!“

3. Persönliche Empfehlung im Gespräch
Gerade Einzelunternehmer haben oft direkten Kundenkontakt. Ein freundlicher Hinweis auf den Newsletter – mit dem Zusatz, dass dort regelmäßig nützliche Tipps oder Aktionen geteilt werden – wirkt oft besser als jede Werbeanzeige.

4. Social Media als Zubringer
Der Link zum Newsletter-Anmeldeformular gehört in jede Instagram-Bio, jede Facebook-Seite und in jeden LinkedIn-Post. Wer Inhalte anteasert („Im neuen Newsletter: 5 Fehler bei der Rechnungserstellung“) schafft Neugier.

5. Bestehende Kunden aktivieren
Wer schon im E-Mail-Kontakt steht, kann aktiv auf den neuen Newsletter hinweisen – natürlich DSGVO-konform mit Double-Opt-In. Oft reicht ein kurzer Satz: „Wir starten einen neuen Newsletter mit Tipps & Updates – Interesse?“

6. Anmeldung direkt beim Kauf anbieten
In Shops oder bei der Registrierung für einen Testzugang sollte ein optionales Häkchen „Newsletter erhalten“ immer dabei sein. Damit lässt sich der Newsletter-Verteiler ganz natürlich erweitern – ohne aufdringlich zu wirken.

7. Vertrauen zeigen
Mit echten Nutzerstimmen oder einem Blick ins Archiv („So sieht unser Newsletter aus“) lassen sich Vorbehalte abbauen. Authentische Einblicke machen neugierig – und stärken die Glaubwürdigkeit.

Beispiel aus Wien: So funktioniert’s in der Praxis
Das Software-Unternehmen hat beim Online Newsletter erstellen nichts dem Zufall überlassen. Schon beim Launch der Webseite wurde ein klar platziertes Anmeldeformular für den Newsletter eingebunden – sowohl im Footer als auch als dezentes Pop-up. So können Interessierte ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse schnell hinterlassen.

Gleichzeitig wurde ein Freebie entwickelt: eine praktische Rechnungsvorlage als PDF. Um sie zu erhalten, müssen sich Nutzer zum Newsletter anmelden. Dieser Newsletter wurde mit Brevo eingerichtet – einem Tool, das DSGVO-konformes Werbemails erstellen und automatisiertes Double-Opt-In ermöglicht.

Besonders hilfreich war dabei die Möglichkeit, mit vorgefertigten Templates Newsletter richtig gestalten zu können. So konnte das Team auch ohne Designkenntnisse einen ansprechenden Look entwickeln und den Newsletter anlegen.

Zusätzlich werden auf Social Media kurze Tipps zur Buchhaltung geteilt – jedes Mal mit dem Hinweis: „Mehr davon im nächsten Newsletter! Jetzt anmelden.“ Das ist einfaches, aber effektives Newsletter Marketing, das dauerhaft Reichweite schafft.

Tipp #6: Newsletter schreiben, die gelesen werden

Beim Erstellen eines Newsletters geht es nicht nur darum, wann etwas verschickt wird – sondern vor allem wie es geschrieben und gestaltet ist. Ein gelungener Newsletter überzeugt durch Relevanz, Klarheit und einen sympathischen Ton. Nur so entsteht ein echter Mehrwert, der zum Öffnen, Lesen und Klicken einlädt.

Was gehört in einen guten Newsletter?

1. Ein Betreff, der auffällt
Der Betreff ist die wichtigste Zeile des gesamten Newsletters. Sie entscheidet darüber, ob die Mail geöffnet wird – oder ungelesen im Papierkorb landet. Ein guter Betreff ist kurz, konkret und macht neugierig.

Beispiele:

• „Neue Rechnungspflicht ab April – was jetzt zu tun ist“
• „5 Tipps, die jede Selbstständige kennen sollte“
• „So einfach kann Buchhaltung sein – mit dieser Vorlage“

Beim Erstellen von Newslettern lohnt es sich, gleich mehrere Betreffzeilen auszuprobieren (siehe A/B-Tests weiter unten).

2. Struktur mit klarer Gliederung
Beim Newsletter entwerfen auf die Übersicht achten: kurze Absätze, Zwischenüberschriften, Icons oder Emojis zur Auflockerung. Wer Inhalte verständlich gliedert, erhöht die Chance, dass auch wirklich gelesen wird.

Tipp: Einen Newsletter gestalten heißt auch, auf Lesbarkeit am Handy zu achten – denn viele Nutzer öffnen Mails mobil.

3. Bilder gezielt einsetzen
Wer einen Newsletter professionell erstellen möchte, benötigt Bilder. Ein Bild sagt oft mehr als viele Worte. Aber: zu viele oder zu große Bilder bremsen den Ladeprozess – oder werden nicht korrekt angezeigt. Ein kleines Titelbild, ein Screenshot oder ein Icon pro Abschnitt reichen oft schon aus.

4. Call-to-Action nicht vergessen
Was viele beim Newsletter selbst erstellen vergesen: Ein Newsletter sollte immer mit einer klaren Handlungsaufforderung enden. Ob „Jetzt testen“, „PDF herunterladen“ oder „Zum Blogartikel“ – Leser müssen wissen, was sie als Nächstes tun sollen.

5. Der Ton macht die Musik
Der Stil muss zur Zielgruppe passen: Für Steuerberater gelten andere Regeln als für Yoga-Coaches. Authentizität wirkt besser als Werbesprache – und hilft dabei, Vertrauen aufzubauen. Vor dem Newsletter versenden deshalb unbedingt noch einmal checken, ob alles passt. 

A/B-Tests: Welche Variante funktioniert besser?

Viele Newsletter Tools bieten heute die Möglichkeit, sogenannte A/B-Tests durchzuführen. Dabei werden zwei Versionen des Newsletters an je einen Teil der Empfänger versendet – zum Beispiel mit unterschiedlichen Betreffzeilen oder Bildern.

Nach Auswertung der Ergebnisse (z. B. Öffnungsrate oder Klicks) wird automatisch die bessere Variante an den Rest der Liste geschickt.

Was lässt sich testen?

• Betreffzeilen
• Bild vs. kein Bild
• Position des Call-to-Action
• Unterschiedlicher Einstiegstext
• Länge des Newsletters

Warum das sinnvoll ist:
A/B-Tests helfen dabei, Inhalte kontinuierlich zu verbessern und das Newsletter online gestalten gezielt zu optimieren – auch ohne große Kampagnenbudgets.

Beispiel: Das macht das Wiener Unternehmen
Beim E Mail Newsletter gestalten achtet das Unternehmen auf einen einheitlichen Aufbau: kurze Einleitung, ein Bild (z. B. Screenshot aus der Software), drei Tipps als Liste, dann ein klarer Button mit der Aufforderung: „Jetzt 4 Wochen gratis testen“.

Der Newsletter wurde in Brevo eingerichtet, das Tool bietet eine übersichtliche Gestaltung von Newslettern mit Drag-and-Drop. Jede Ausgabe wird außerdem mobil getestet – denn die Mehrheit der Leser öffnet die Mails unterwegs. Die klare Anweisung lautet: Responsive Newsltetter erstellen!

Regelmäßig führt das Team A/B-Tests durch – zum Beispiel mit unterschiedlichen Betreffzeilen:

Variante A: „5 Gründe für die neue Rechnungssoftware“

Variante B: „Jetzt testen: Rechnungen schreiben ohne Aufwand“

Ergebnis: Variante B hatte doppelt so viele Klicks.

Tipp #7: Alles selbst machen oder Profis beauftragen?

Einen Newsletter selber erstellen klingt im ersten Moment verlockend. Es spart Geld, Tools sind oft kostenlos oder günstig zu haben – und per Drag-and-Drop ist eine E-Mail schnell zusammengeklickt. Doch die Frage ist: Ist das langfristig wirklich günstiger?

Wer beim Erstellen eines Newsletters nur auf die technischen Basics setzt, vergisst oft das Wichtigste: Strategie, Gestaltung, Tonalität, Nutzerführung. Und genau hier geht viel Potenzial verloren. Ein schlecht gemachtes E-Mailing wirkt unprofessionell – oder schlimmer noch: Es landet ungelesen im Spam.

Warum es sinnvoll sein kann, einen Profi ins Boot zu holen

Ein erfahrener Dienstleister kann weit mehr leisten als nur eine hübsche Vorlage:

• Er hilft dabei, ein stimmiges Newsletter Konzept zu erstellen, das auf Zielgruppe und Angebot abgestimmt ist.
• Beim Newsletter designen achtet er auf Markenwirkung, Übersichtlichkeit und Mobiloptimierung.
• Er kann eine individuelle Newsletter Vorlage erstellen, die später eigenständig gepflegt werden kann.
• Er richtet ein rechtssicheres Newsletter Anmeldeformular ein – natürlich mit Double-Opt-In.
• Er sorgt für DSGVO-konforme Datenverarbeitung und empfiehlt passende E-Mail Marketing Tools.

Bei Bedarf lässt sich sogar ein komplett automatisierter Versand mit Trigger-Mails oder mehrstufigen Kampagnen umsetzen – dafür muss man den Newsletter programmieren oder zumindest technisch sauber aufsetzen.

Natürlich hat das seinen Preis – doch wer mit einem durchdachten Konzept startet, spart sich später viel Nacharbeit und holt oft deutlich mehr aus dem Newsletter heraus.

Newsletter erstellen lassen Kosten:

Die Kosten für die Erstellung eines Newsletters hängen stark vom Umfang ab. Eine einmalige Beratung zum Newsletter Konzept, ein Template und die Einrichtung kosten oft nur wenige Euro. 

Eine dauerhafte Betreuung oder individuelle Programmierung kann teurer werden – lohnt sich aber, wenn regelmäßig Mails verschickt werden oder komplexe Anforderungen bestehen.

Beispiel aus Wien: So geht das Software-Unternehmen vor

Das Unternehmen hat sich dafür entschieden, den E-Mail Newsletter selbst zu erstellen, aber mit klarer Unterstützung durch Profis.

Ein externer Designer wurde beauftragt, eine professionelle Newsletter Vorlage zu erstellen, die in Brevo importiert wurde. Das Anmeldeformular für den Newsletter wurde technisch sauber eingebunden und auf Mobilgeräte optimiert. Die Gestaltung des Newsletters wird nun intern gepflegt, ebenso wie die Inhalte.

Auch beim Newsletter Konzept gab es Unterstützung: Eine Beraterin half dabei, Zielgruppe, Tonalität und Themenstruktur festzulegen – inklusive Vorschlägen für eine automatisierte Willkommensserie. So konnte das Team sicherstellen, dass alles von Anfang an professionell aufgesetzt ist.

Benötigst Du Unterstützung beim E-Mail-Marketing?

Ein erfolgreicher Newsletter braucht mehr als nur guten Willen – er braucht Strategie, Struktur und Erfahrung. Wenn Du Dein E-Mail-Marketing auf professionelle Beine stellen möchtest, unterstütze ich Dich gerne – punktuell oder umfassend.

Meine Leistungen im Bereich Newsletter-Marketing:

• Entwicklung eines individuellen Newsletter Konzepts
• Gestaltung und Textierung Ihres E-Mail Newsletters
• Erstellung responsiver Newsletter Vorlagen (auch HTML)
• Einrichtung von Anmeldeformularen inkl. Double-Opt-In
• Technische Umsetzung in Tools wie Brevo, Mailchimp, CleverReach etc.
• Laufende Betreuung und Redaktion
• Beratung zur Auswahl passender E-Mail Marketing Tools
• Durchführung von A/B-Tests und Performance-Optimierung

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FAQs – Häufige Fragen zum Thema Newsletter

Wie kann ich einen Responsive Newsletter erstellen?

Ein responsiver Newsletter passt sich automatisch an verschiedene Bildschirmgrößen an – egal ob am Smartphone, Tablet oder Desktop. Die meisten modernen E-Mail Marketing Tools wie Brevo, Mailchimp oder CleverReach bieten Vorlagen, mit denen sich ein responsive Newsletter erstellen lässt – ganz ohne Programmierkenntnisse. Wer selbst Hand anlegt, kann auch ein eigenes HTML-Template für Newsletter erstellen, sollte dabei aber grundlegende Kenntnisse im E-Mail-Design mitbringen.

Darf ich einen Newsletter im Outlook erstellen?

Technisch ist es möglich, einen Newsletter in Outlook zu erstellen – aber nicht empfehlenswert. Outlook bietet keine rechtssicheren Anmeldeprozesse (Double-Opt-In), keine Automatisierung, keine Auswertungen und keine saubere Darstellung auf Mobilgeräten. Für das professionelle Erstellen und Versenden von Newslettern sind spezialisierte Tools die deutlich bessere Wahl – auch in Bezug auf Datenschutz und Zustellbarkeit.

Newsletter Konzept erstellen: Was muss ich beachten?

Beim Erstellen eines Newsletter Konzepts sollte zuerst die Zielgruppe definiert werden: Wer soll den Newsletter bekommen – und warum? Danach folgen Überlegungen zur Versandfrequenz, Tonalität, Struktur der Inhalte und passenden Rubriken. Wichtig ist, dass der Newsletter inhaltlich einen echten Mehrwert bietet und in die Gesamtkommunikation des Unternehmens passt. Ein gutes Konzept hilft dabei, den Newsletter langfristig erfolgreich aufzubauen.

Welches Programm für Newsletter erstellen ist das Beste?

Es gibt viele gute Programme zum Newsletter erstellen. Welches das beste ist, hängt von den eigenen Anforderungen ab. Brevo (Sendinblue) eignet sich gut für Einsteiger und KMU, Mailchimp punktet mit Designfreiheit und Integrationen, CleverReach mit deutschem Serverstandort und DSGVO-Konformität. Wer automatisieren möchte, sollte auf Features wie A/B-Tests, Segmentierung und Workflows achten. Wichtig ist, dass sich das Tool flexibel an die eigenen Ziele anpassen lässt.

Wie kann ich einen Newsletter automatisch versenden?

Ein automatisierter Versand lässt sich mit den meisten Newsletter Tools einrichten. Nach dem Anmeldeprozess (mit Double-Opt-In) kann z. B. automatisch eine Willkommensmail verschickt werden. Auch Serienmails, Geburtstagsgrüße oder Reaktionen auf Nutzerverhalten lassen sich automatisieren. Dafür braucht es nur ein entsprechendes Tool – und ein klar definiertes Ziel. Wichtig: Auch bei automatisierten Mails zählt Qualität und Relevanz.

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